QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN
Procure to Pay Cycle

1/ Lập yêu cầu mua hàng

• Tạo từ động từ đơn hàng bán SO

Đối với những Doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh theo hướng mua hàng về bán lại thì yêu cầu mua hàng có thể được tạo tự động từ đơn hàng bán SO.

Trên màn hình yêu cầu mua hàng ở trường hợp này cho phép user chọn số SO và load tất cả những thông tin các mặt hàng trong SO như: mã hàng, số lượng, ngày cần …. user check chọn những line mặt hàng cần mua và bổ sung bộ phận yêu cầu để tạo tự động ra yêu cầu mua hàng và chuyển cho cấp trên có thẩm quyền ký duyệt.

• Tạo tự động từ MRP

Đối với những Doanh nghiệp sản xuất cần phải mua số lượng lớn nguyên vật liệu hoặc đã có kế hoạch sản xuất, có tính toán nhu cầu nguyên vật liệu trước thì yêu cầu mua hàng có thể tạo tự động từ MRP

Nhân viên lập yêu cầu mua hàng xem dữ liệu từ MRP để biết được sẽ mua những mặt hàng nào, số lượng cần mua là bao nhiêu sau đó bổ sung thêm một số dữ liệu như : bộ phận yêu cầu, bộ phận nhận yêu cầu mua hàng, ngày cần hàng … để tạo yêu cầu mua hàng và chuyển cho cấp trên có thẩm quyền ký duyệt.

• Tạo mới YCMH:

Đối với trường hợp Doanh nghiệp có nhu cầu mua những sản phẩm, dịch vụ với mục đích khác.

Khi tạo mới một YCMH bắt buộc phải nhập đầy đủ các thông tin ngày tạo, bộ phận yêu cầu, loại tiền, loại vật tư ( sản phẩm, dịch vụ), mã vật tư, đơn vị tính, số lượng mua , ngày cần… có thể bổ sung thêm một số thông tin, ghi chú khác như lý do mua, giá đề xuất, nhà cung cấp… để tạo ra yêu cầu mua hàng hoàn chỉnh và chuyển cho cấp trên có thẩm quyền ký duyệt.

• Cấp duyệt trên hệ thống: Chức năng duyệt trên hệ thống có hỗ trợ duyệt linh động trên phần mềm hoặc điện thoại và  được hỗ trợ theo 2 cấp duyệt tùy theo user cài đặt trong phân hệ mua hàng

Duyệt theo cấp chức vụ : User khai báo động đối với YCMH thì những chức vụ nào sẽ được phép duyệt

Duyệt theo giá trị : User khai báo động ứng với mỗi giá trị thì sẽ có mỗi cấp chức vụ duyệt. Nếu giá trị thấp thì nhân viên có thể tự duyệt hoặc giá trị cao sẽ chuyển duyệt cho trưởng phòng, ban giám đốc, cấp trên. Cấp duyệt này thường được áp dụng theo trường hợp thứ 2 trên quy trình : nhân viên lập yêu cầu mua hàng => lập PO vì trong trường hợp này nhân viên lập yêu cầu mua hàng có đầy đủ thông tin giá, số lượng mặt hàng từ đó nhân viên có thể biết được tổng giá trị YCMH ứng với cấp duyệt đã được phân quyền

2/ Thư hỏi giá

Từ YCMH đã được duyệt hệ thống sẽ tạo tự động thư hỏi giá, user bổ sung thêm các thông tin mặt hàng, tên và điều kiện nhà cung cấp như : chất lượng, bao bì, phương thức thanh toán, địa điểm, thời gian giao hàng… … để tạo thư hỏi giá hoàn chỉnh và chuyển cho cấp trên có thẩm quyền ký duyệt.

Hệ thống có tích hợp chức năng gửi mail hỗ trợ cho việc gửi thư hỏi giá  đồng loạt cho nhiều nhà cung cấp trong một lần tạo

3/ Nhận báo giá

Sau khi nhận báo giá của các nhà cung cấp, phòng mua hàng chọn thư hỏi giá đã tạo cho các nhà cung cấp đó và tạo tự động thành báo giá, bổ sung thêm những thông tin mặt hàng như: giá, thuế và thay đổi điều kiện nhà cung cấp đó (nếu có) .

• So sánh đánh giá nhà cung cấp

4/ Đơn đặt hàng PO

• Tạo tự động từ báo giá (trường hợp 1)

Từ những báo giá vừa nhập trên hệ thống, phòng kế hoạch, phòng mua hàng sẽ đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để tiến hành lập PO. Đơn đặt hàng PO sẽ được tạo từ động từ báo giá. Nhân viên lập PO kiểm tra đơn hàng vừa được tạo tự động đã có đầy đủ những thông tin bắt buộc như số lượng, giá , thuế, ngày cần, ngày hứa và một số những điều kiện nhà cung cấp. Nếu đầy đủ, nhân viên chuyển PO cho cấp trên có thẩm quyền duyệt.

• Tạo tự động từ yêu cầu mua hàng (trường hợp 2)

Trường hợp mua hàng từ những nhà cung cấp mà Doanh nghiệp đã từng giao dịch, đã có hợp đồng giá, bảng giá mua thì quy trình mua hàng lúc này có thể đi từ tạo yêu cầu mua hàng đến tạo PO.

Trên màn hình tạo PO ở trường hợp này cho phép user chọn số YCMH và load tất cả những thông tin các mặt hàng trong YCMH như: mã hàng, số lượng, ngày cần, tên nhân viên tạo yêu cầu …. user check chọn những line mặt hàng cần mua và nhập các thông tin như: phương thức mua hàng ( trong nước, nhập khẩu ), mã nhà cung cấp , nhà sản xuất, loại tiền, tỷ giá, phương thức thanh toán để tạo tự động ra PO. User vào PO để bổ sung giá, thuế, ngày cần, một số điều kiện về mặt hàng, nhà cung cấp và chuyển cho cấp trên có thẩm quyền duyệt.

5/ Nhận hàng

User vào màn hình Nhận hàng mua lọc các đơn hàng mua bằng cách nhập thông tin Loại tiền, Nhà cung cấp, số PO để tìm vào đơn hàng đã đặt mua tương ứng đơn hàng về.

Nhập bổ sung các thông tin trên phiếu nhận hàng: loại nghiệp vụ mua hàng (hệ thống dựa vào loại nghiệp vụ ở đây để hạch toán tự động cho nghiệp vụ nhập kho hàng mua), diễn giải, nhóm kho nhận hàng, kho nhận hàng, chứng từ tham chiếu

Đối với trường hợp nhận hàng  có hóa đơn, user nên nhập đầy đủ thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn để hệ thống tự động cập nhật các thông tin này qua màn hình công nợ ở phân hệ kế toán. Nếu user không nhập đủ các thông tin này, hệ thống không cập nhật qua màn hình công nợ, khi đó kế toán tự nhập tay lại các thông tin này.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, user chọn Lô để sinh lô lần lượt cho từng line trên phiếu nhận hàng, tự nhập số lô hoặc hệ thống hỗ trợ sinh lô tự động tùy cách quản lý của từng doanh nghiệp. Cuối cùng user lưu chứng từ và hoàn thành chứng từ, lúc này phiếu nhận hàng chuyển sang tình trạng complete

Theo nguyên tắc của hệ thống ở nghiệp vụ này, hàng nhận về sẽ được đẩy về kho chờ kiểm tra chất lượng hoặc đối với những doanh nghiệp không cần đến bộ phận kiểm tra chất lượng thì kho nhận hàng được xem như kho ảo để hệ thống có thể hiểu và quản lý được các mặt hàng, số lượng mặt hàng đã nhận và hỗ trợ cho việc đối chiếu số liệu với bên kế toán.

6/ Quản lý chất lượng

Sau khi nhận hàng, bên kho sẽ lập phiếu báo lấy mẫu được tạo tự động từ chứng từ nhận hàng và chuyển qua bộ phận kiểm tra chất lượng để  kiểm nghiệm hàng. Nếu QA duyệt hàng sẽ được nhập kho, nếu không doanh nghiệp tiến hành trả hàng ( việc trả hàng thực hiện bên ngoài hệ thống )

• Các trường hợp trả hàng:

Trả hàng ngay khi vừa nhận : Nhân viên kho được giao trách nhiệm nhận hàng có thể đánh giá cảm tính được hàng không đạt chất lượng, không đúng với yêu cầu doanh nghiệp hoặc hàng cũ, bao bì không đúng cách, … chất lượng, số lượng hàng không đúng với thỏa thuận của 2 bên trên hợp đồng thì bộ phận kho tiến hành trả hàng.

Trả hàng sau khi nhận: Theo đúng quy trình và nguyên tắc của hệ thống, hàng sau khi nhận được đẩy về kho ảo và chờ bộ phận kiểm tra chất lượng xuống duyệt. Nếu QA không duyệt, bộ phận kho tiến hành trả hàng

Trả hàng sau khi nhập kho: Trường hợp đối với một số hàng hóa đã qua xử lý các loại hóa chất dẫn đến tình trạng sau khi nhập kho được một thời gian mới phát hiện hàng bị xuống cấp, kém chất lượng, doanh nghiệp báo cho bên nhà cung cấp và tiến hành trả hàng.

7/ Nhập kho hàng mua

Theo nguyên tắc, khi tạo tự động một chứng từ mới sẽ kế thừa dữ liệu từ chứng từ của nghiệp vụ trước. Tuy nhiên, dữ liệu chứng từ ở bộ phận kho khi nhập sẽ không kế thừa được thông tin giá, thuế ( thuế VAT, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt ) ở PO đẩy qua mà chỉ đẩy qua bên bộ phận tài chính kế toán để quản lý, đối chiếu, thanh toán. Để đảm bảo nguyên tắc này thì quy trình của hệ thống ở nghiệp vụ nhập kho sẽ đi qua 2 bước Nhập kho PO => Nhập kho PO – Kế toán.

Sau khi hoàn thành phiếu nhận hàng, Bộ phận quản lý Kho nhập hàng vào kho.

• Nhập kho PO

User vào màn hình Nhập kho hàng mua lọc thông tin Nhà cung cấp, số hóa đơn (chứng từ tham chiếu ở màn hình nhận hàng) tìm thông tin đã nhận hàng. Bổ sung thông tin diễn giải chứng từ và kiểm tra các thông tin mã hàng, số lượng, đơn vị tính, số PO tham chiếu …Sau khi nhập và kiểm tra đầy đủ các thông tin, lưu chứng từ tuy nhiên chứng từ nhập kho lúc này chỉ ở tình trạng Incomplete. Để hoàn thành chứng  từ này phải thực hiện thêm bước Nhập kho PO – Kế toán

• Nhập kho PO – Kế toán

Kế toán kho vào màn hình Nhập kho hàng mua nhưng bên Phân hệ kế toán phải trả (AP), vào xem danh sách chứng từ và chọn phiếu nhập kho vừa tạo. Màn hình nhập kho lúc này sẽ xuất hiện thông tin giá, thuế. Kế toán kiểm tra tiền hàng, tiền thuế đồng thời bổ sung những lại những thông tin bên kho đã nhập thiếu và bấm hoàn thành chứng từ. Tại bước này hệ thống tự động hạch toán bút toán nhập kho và cập nhật số liệu vào sổ cái và lên các báo cáo.

8/ Hóa đơn GTGT

Nhà cung cấp gửi hóa đơn GTGT cho Doanh nghiệp để hoàn tất thủ tục mua hàng giữa hai bên.

Kế toán công nợ phải trả tiến hành kiểm tra, đối chiếu lại giữa hóa đơn GTGT mà nhà cung cấp gửi với các phiếu nhập kho hàng hóa trên hệ thống. Các thông tin chính cần kiểm soát: số hóa đơn, ngày, số seri, mặt hàng, tên, số lượng, đơn giá, thành tiền, tỷ lệ thuế,…Sau khi đã kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT của nhà cung cấp với phiếu nhập kho Kế toán phải trả tiến hành xác nhận công nợ.

9/ Xác nhận công nợ phải trả theo hóa đơn

Kế toán phải trả vào màn hình Công nợ hóa đơn load chứng từ đã được đẩy tự động từ phân hệ mua hàng sang; kiểm tra lại các thông tin mua hàng, đồng thời kiểm tra hạch toán kế toán của chứng từ. Khi các thông tin đều đã đúng và chấp nhận được thì tiến hành xác nhận công nợ, tình trạng chứng từ chuyển sang complete.

Màn hình load hóa đơn

Màn hình xác nhận công nợ

Màn hình xác nhận công nợ

Màn hình xem định khoản

Theo dõi công nợ phải trả trên báo cáo

Sau khi kế toán phải trả tiến hành Complete chứng từ thì các dữ liệu được hạch toán vào tổng hợp và đưa lên các báo cáo tự động. User theo dõi công nợ phải trả trên các báo cáo như: Tổng hợp công nợ phải trả, Chi tiết công nợ phải trả…

Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả

Báo cáo chi tiết công nợ phải trả

Màn hình xem công nợ phải trả theo tuổi nợ

10/ Quy trình thanh toán

Thanh toán bằng chuyển khoản

• Kiểm tra công nợ

Sau khi nhà cung cấp gửi Đề nghị thanh toán tới Công ty, yêu cầu thanh toán công nợ mua hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán công nợ phải trả tiến hành kiểm tra công nợ của nhà cung cấp này theo như Đề nghị thanh toán đã gửi. Dữ liệu kiểm tra trên các báo cáo Tổng hợp công nợ và Chi tiết công nợ.

Nếu các thông tin Đề nghị thanh toán không đúng hoặc không được chấp nhận thì tiến hành trả lại Đề nghị thanh toán này cho nhà cung cấp.

Nếu các thông tin Đề nghị thanh toán đã đúng chính xác hoặc được chấp nhận thì tiến hành lập đề nghị thanh toán ở trên hệ thống SS4U.ERP EXPRESS.

• Lập Đề nghị thanh toán

Kế toán phải trả tiến hành nhập liệu chứng từ Đề nghị thanh toán trên hệ thống, ghi nhận các thông tin thanh toán như: số tiền, số hóa đơn chứng từ (nếu có),…

Hệ thống hỗ trợ lấy công nợ của nhà cung cấp chi tiết theo từng hóa đơn, chứng từ đã xác nhận công nợ. Nếu hóa đơn, chứng từ nào chỉ thanh toán 1 phần thì lần thanh toán tiếp theo chỉ hiện số tiền còn lại phải thanh toán.

Sau khi đã nhập liệu các thông tin yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp và kiểm tra chặt chẽ, kế toán phải trả tiến hành save chứng từ Đề nghị thanh toán này ở tình trạng Incomplete để in chứng từ trình ký cho Kế toán trưởng, Ban Giám đốc

• Lập Ủy Nhiệm Chi

Kế toán ngân hàng nhận được Đề nghị thanh toán đã được Ban Tổng Giám Đốc ký duyệt từ Kế toán công nợ phải trả sẽ tiến hành Lập Ủy Nhiệm Chi tiền trên hệ thống

Kế toán ngân hàng lập chứng từ ở tình trạng Incomplete để trình ký Ban Tổng Giám Đốc.

Hệ thống SS4U.ERP có thiết lập nhiều mẫu Ủy nhiệm chi theo nhiều ngân hàng phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp.

Màn hình lập Ủy nhiệm chi

Mẫu Ủy nhiệm chi của ngân hàng VietinBank

• Hoàn thành Ủy Nhiệm Chi

Kế toán ngân hàng sau khi nhận được các chứng từ Ủy Nhiệm Chi đã được Kế toán trưởng và Tổng Giám Đốc/ người được ủy quyền ký duyệt sẽ vào hệ thống kiểm tra thông tin và thay đổi tình trạng chứng từ thành Complete để hoàn thành Ủy nhiệm chi

Lúc này hệ thống vẫn chưa hạch toán kế toán cho nghiệp vụ phát sinh này. Vì thực chất tiền trong ngân hàng vẫn chưa giảm.

• Thanh toán hóa đơn

Sau khi doanh nghiệp chi tiền cho ngân hàng và nhận được giấy Báo Nợ từ ngân hàng gửi đến thì Kế toán ngân hàng tiến hành hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống.

Kế toán ngân hàng tiến hành load các Ủy Nhiệm Chi đã được ngân hàng thực hiện lệnh chi và nhận được giấy Báo nợ từ ngân hàng  trên màn hình Thanh toán hóa đơn và tiến hành hạch toán kế toán mà không phải mất thời gian làm lại. Sau khi đã kiểm tra các thông tin chính xác Kế toán ngân hàng sẽ vào hệ thống và thay đổi tình trạng chứng từ thành Complete để hoàn thành nghiệp vụ và đẩy dữ liệu lên báo cáo. Lúc này công nợ phải trả giảm và tiền trong ngân hàng giảm.

Ngoài hình thức thanh toán bằng chuyển khoản, hệ thống SS4U.ERP hỗ trợ các hình thức thanh toán khác như: tiền mặt, vay tín dụng để thanh toán, cấn trừ công nợ. Quy trình thanh toán ở các hình thức này tương đối như nhau, đối với hình thức thanh toán bằng tiền mặt thì bố sung bước lập phiếu chi, hình thức vay tín dụng thì nhập bổ sung số tài khoản tiền vay sau khi xong thủ tục để hoạch toán kế toán.

Công cụ quản trị thông minh  BI (Business Intelligent)

Bên cạnh những báo cáo tài chính dùng để kiểm tra, theo dõi, đối chiếu số liệu trên ERP, SS4U còn hỗ trợ công cụ BI giúp các các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về tất cả các hoạt động kinh doanh từ đó có thể nâng cao hiệu quả trong việc ra quyết định, hoạch định chiến lược mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp cũng như tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường sản xuất, kinh doanh

Dashboard những số liệu về đơn đặt hàng PO

Dashboard những số liệu về công nợ phải trả